如何利用人工智慧活動圖進行商業流程建模

想像你是一家零售店的經理。你注意到訂單處理速度很慢，員工在結帳時經常漏掉步驟。你希望了解目前的流程——從顧客下訂單的那一刻起，到貨品交付為止，究竟發生了什麼，並找到讓流程更順暢的方法。

你不需要一一記下每個步驟或繪製流程圖，只需用簡單的語言描述情況即可。這正是人工智慧驅動建模的用武之地。使用一款設計直覺化的工具，你可以描述你的流程，系統就會生成清晰且準確的活動圖——包含動作、決策點與流程。

這正是人工智慧活動圖在BPM中的運作方式。無需記憶符號或花費數小時繪製圖表，只需像對同事說話一樣與系統對話即可。

什麼是人工智慧驅動的商業流程建模？

商業流程建模有助於團隊視覺化工作流程——發生了什麼、按何順序、由誰參與。傳統上，這需要感覺複雜且技術性的工具。

如今，透過人工智慧驅動的商業流程建模，流程變得更簡單。你用自然語言描述工作流程，人工智慧就會解讀並生成專業的活動圖。

這不只是畫圖形而已。重點在於理解實際的工作流程——當顧客下訂單時發生了什麼、決策是如何做出的，以及延遲出現在哪裡。

人工智慧能理解常見的商業術語與現實情境。無論是貸款核准、訂單履行，還是員工入職，系統都能生成反映實際步驟的圖表。

何時使用人工智慧活動圖進行BPM

當出現以下情況時，應使用人工智慧活動圖進行BPM：

• 你正試圖理解現有的流程，並希望快速繪製出來。
• 團隊在商業流程的流程上難以達成共識。
• 你正在準備簡報或報告，需要一個清晰且視覺化的說明。
• 你希望在實施變更前，找出瓶頸或遺漏的步驟。

舉例來說，倉庫經理發現貨物發送出現延遲。他們不會猜測原因，而是描述流程：
「顧客下訂單。訂單進入庫存。如果商品有庫存，就會打包。若無庫存，則標記為缺貨訂單。接著送往出貨。」

人工智慧會生成一份活動圖，顯示流程順序、決策點，以及延遲可能發生的位置。

這種清晰度有助於團隊看出可以改善的地方——例如加入自動庫存檢查，或設置即時警示。

如何透過聊天機器人生成活動圖

以下是一個真實世界的例子，說明其運作方式——完全不需要技術知識。

情境：客服團隊希望模擬處理支援票券的流程。

1. 你用日常語言描述流程：
   「顧客開啟票券。系統檢查是否為已知問題。若是，則將票券指派給已知解決方案。若否，則轉交給專門人員。接著團隊回覆解決方案或更新資訊。」

2. 人工智慧會聆聽並回應一份清晰的活動圖，顯示：

   • 流程的開始（工單開啟）
   • 決策點（已知問題？）
   • 分支（已知 → 解決方案，未知 → 專家）
   • 以解決方案結束

3. 您可以進一步優化。例如，您可能會說：
   「如果情況緊急，增加一個由經理審核工單的步驟。」

AI會立即更新圖表，並將該步驟添加到正確位置。

這就是您如何使用AI聊天機器人進行流程優化。您不需要學習UML或BPMN。您只需描述發生的事情。

這對您的工作流程為何如此重要

傳統的流程建模工具通常需要培訓和時間。而使用AI，您能立即獲得價值。

由AI驅動的業務流程自動化幫助團隊：

• 在不花費數小時建模的情況下，發現效率低下的環節。
• 與不理解技術圖表的利益相關者分享清晰的視覺圖示。
• 快速測試不同的流程路徑——例如引入新的決策規則或增加審核步驟。

由於AI是根據現實世界的建模標準訓練而成，圖表遵循最佳實踐。這意味著您的團隊可以信任輸出結果。

您也可以提出追加問題。例如：

• 「如果客戶回覆追加內容，會發生什麼情況？」
• 「我能否增加一個在解決後發送確認郵件的步驟？」

AI不僅生成圖表，還協助您思考整個流程。

圖表生成後您可以做什麼

一旦您擁有活動圖：

• 請AI解釋特定步驟：
  「我如何在實際系統中實現這個決策點？」

• 如有需要，請求將圖表內容翻譯成另一種語言。

• 從圖表生成摘要報告，有利於內部會議或審計。

• 透過連結分享會話，讓同事稍後審查流程。

AI不僅繪製圖表，還支援持續的理解與改進。

Visual Paradigm 在 AI 驅動建模中的獨特之處

雖然許多工具提供繪圖功能，但很少有工具能將自然語言輸入與準確、基於標準的建模結合起來。

Visual Paradigm 的 AI 聊天機器人專門針對 UML 和 BPM 標準進行訓練。它能理解：

• 活動圖的正確結構
• 決策、動作和流程應如何表示
• 業務流程中的現實情境

這意味著圖表不僅是視覺化的——它們反映了真實的業務邏輯。無論您是在建模簡單的訂單流程，還是複雜的支援系統，輸出結果都可靠且可操作。

對於更進階的應用，您可以將生成的圖表匯入完整的 Visual Paradigm 桌面環境中，進行更深入的分析或編輯。
[如需更進階的繪圖功能，請查看 Visual Paradigm 官網提供的完整工具套件Visual Paradigm 官網].

AI 聊天機器人的建議後續問題

每次互動都包含有用的建議。例如：

• 「解釋這個活動圖是如何運作的」
• 「如果我們加入一個客戶反饋的步驟，會發生什麼情況？」
• 「你能為訂單處理生成一個類似的圖嗎？」
• 「如何利用自動化來改善這個流程？」

這些建議能讓對話持續進行，並幫助您探索不同的流程路徑。

常見問題

問：我能否使用自然語言生成 BPM 的活動圖？
可以。只需用白話英文描述流程，AI 會將您的文字轉換為清晰且準確的活動圖。

問：AI 是否能為複雜的工作流程創建流程圖？
絕對可以。AI 能理解分支、迴圈和決策點，非常適合用於現實世界的業務流程。

問：圖表生成後，我能進行修改嗎？
可以。您可以請求修改，例如新增或刪除步驟、重新命名動作，或調整流程方向。

問：AI 如何理解商業術語？
AI 使用基於現實世界業務流程和建模標準訓練的模型。它能識別「決策」、「動作」、「等待」和「迴圈」等術語，並對應到標準的 UML 構造。

問：我能用這個 AI 聊天機器人進行流程優化嗎？
可以。透過生成圖表並提出後續問題，您可以識別瓶頸、遺漏的步驟，以及自動化的機會。

問：這個工具對非技術團隊有幫助嗎？
可以。不需要事先的建模知識。聊天機器人使用自然語言，讓業務分析師、經理和運營人員都能輕鬆使用。

https://chat.visual-paradigm.com/