Một startup công nghệ nhỏ đã tái định hình luồng quy trình của mình bằng ArchiMate

Trước khi Elena gia nhậpNexaFlow, một startup công nghệ nhỏ xây dựng nền tảng tương tác khách hàng, đội ngũ của cô phụ thuộc vào bảng tính và sơ đồ luồng vẽ tay. Họ gặp khó khăn trong việc nhìn thấy cách các hệ thống tương tác với nhau—đặc biệt khi thêm tính năng mới hoặc một bộ phận thay đổi vai trò. Đội nhóm phải mất hàng giờ để sắp xếp lại dữ liệu, thường bỏ sót các mối phụ thuộc hoặc sự đồng bộ giữa hành động của người dùng và các quy trình phía sau.

Một buổi thứ Ba mưa, Elena ngồi cùng đội nhóm, cảm thấy bực bội. “Chúng tôi liên tục cố gắng giải thích cách khách hàng kích hoạt các hành động trong ứng dụng của chúng tôi, nhưng mỗi sơ đồ chúng tôi tạo ra đều cảm giác chưa hoàn chỉnh. Chúng tôi không biết ai sử dụng dịch vụ nào, hay dữ liệu di chuyển giữa chúng như thế nào.”

Lúc đó, đồng nghiệp của cô đề xuất thử một phương án thay thế: một khung khổ doanh nghiệp có cấu trúc có thể bản đồ hóa các hoạt động thực tế và mối quan hệ giữa chúng.

Điểm nhìn Sử dụng Ứng dụng ArchiMate là gì?

Điểm nhìn Sử dụng Ứng dụngArchiMate điểm nhìn Sử dụng Ứng dụng là một lớp chuyên biệt trong khung ArchiMate, tập trung vàocách các ứng dụng được sử dụng bởi con người. Nó thể hiện sự tương tác giữa người dùng và hệ thống—hành động họ thực hiện, dữ liệu họ nhập vào, và kết quả xảy ra.

Khác với sơ đồ luồng thông thường, điểm nhìn này ghi lạiý nghĩanằm sau quy trình: ai thực hiện hành động, mục đích của hành động đó là gì, và nó phù hợp như thế nào vào hành trình người dùng rộng lớn hơn.

Đây không chỉ đơn thuần là vẽ các mũi tên—đó là việc hiểu bối cảnh thực tế về cách con người tương tác với phần mềm.

Tại sao điều này quan trọng đối với các đội nhóm thực tế

Hãy tưởng tượng một đội hỗ trợ khách hàng ghi nhận vé, một đội thanh toán gửi hóa đơn, và một đội marketing chạy các chiến dịch. Nếu không có cái nhìn rõ ràng về cách các đội này tương tác, các quyết định có thể bị lệch hướng.

Với Điểm nhìn Sử dụng Ứng dụng ArchiMate, các đội có thể:

• Xác định người dùng nào khởi tạo các hành động quan trọng (ví dụ: khách hàng mở một vé hỗ trợ)
• Bản đồ hóa trình tự các thao tác tiếp theo (ví dụ: vé được giao cho hỗ trợ, nâng cấp nếu chưa được giải quyết)
• Thấy cách các hệ thống khác nhau phản hồi các hành động đó (ví dụ: kích hoạt thanh toán sau khi giải quyết)

Nó biến các luồng công việc trừu tượng thành các tương tác cụ thể phản ánh hành vi thực tế của doanh nghiệp.

Một tình huống thực tế: Bản đồ hóa quy trình đăng ký khách hàng

Elena bắt đầu bằng cách mô tả một hành trình khách hàng phổ biến: một người dùng mới đăng ký, hoàn thành bài kiểm tra trênboarding và nhận được email chào mừng.

Cô gõ vào công cụ mô hình hóa được hỗ trợ AI:

“Tạo một Điểm nhìn Sử dụng Ứng dụng ArchiMate cho quy trình đăng ký khách hàng. Bao gồm các hành động như đăng ký, hoàn thành bài kiểm tra và nhận email chào mừng. Hiển thị cách mỗi bước được khách hàng sử dụng và hệ thống nào phản hồi.”

Trong vòng vài phút, AI đã tạo ra một sơ đồ rõ ràng, có cấu trúc, hiển thị:

• Khách hàng khởi tạo quá trình đăng ký
• Hệ thống xác minh thông tin xác thực và lưu trữ dữ liệu hồ sơ
• Bài kiểm tra đang được hoàn thành và chấm điểm
• Email chào mừng được kích hoạt và gửi đi

Mỗi hành động đều được đánh dấu với vai trò người dùng và tương tác hệ thống. Trí tuệ nhân tạo thậm chí còn thêm ghi chú như “Bước này thường được hoàn thành trong vòng 15 phút kể từ khi đăng ký” và “Việc gửi email phụ thuộc vào khả năng sẵn sàng của máy chủ.”

Elena kinh ngạc. Lần đầu tiên, đội của cô ấy nhìn thấy toàn bộ luồng hoạt động—không chỉ là các bước, mà còn làmục đích, thời gian, vàphản hồi của hệ thống.

Sức mạnh của AI trong mô hình hóa trực quan

Đây không chỉ đơn thuần là tạo sơ đồ. Đó là việc sử dụng AI để mô phỏng sự hiểu biết thực tế.

Trí tuệ nhân tạo phía sau các công cụ mô hình hóa của Visual Paradigm được huấn luyện đặc biệt dựa trên các tiêu chuẩn doanh nghiệp như ArchiMate. Nó hiểu được ngữ nghĩa của từng yếu tố—ý nghĩa của một “hành động người dùng”, ý nghĩa của một “phản hồi hệ thống”—và có thể xây dựng các mô hình chính xác, nhạy cảm ngữ cảnh từ ngôn ngữ thông thường.

Điều đó có nghĩa là:

• Không cần kiến thức trước về ArchiMate
• Các mối quan hệ quy trình phức tạp tự nhiên hình thành từ các mô tả đơn giản
• Các đội có thể lặp lại nhanh chóng và làm rõ hiểu biết của mình

Và bởi vì AI được xây dựng dựa trên các tiêu chuẩn mô hình hóa thực tế, đầu ra không mang tính suy đoán—nó phản ánh các thực tiễn doanh nghiệp đã được thiết lập.

Làm thế nào để sử dụng: Một câu chuyện từng bước

Hãy cùng đi qua cách một đội thực tế có thể sử dụng điều này trong thực tế.

Bước 1: Xác định hành động người dùng
Một quản lý sản phẩm giải thích: “Chúng tôi muốn hiển thị cách một khách hàng đặt hàng một sản phẩm thông qua ứng dụng di động của chúng tôi.”

Bước 2: Mô tả luồng bằng ngôn ngữ đơn giản
Họ gõ:

“Tạo một góc nhìn Sử dụng Ứng dụng ArchiMate thể hiện cách một khách hàng đặt hàng trong ứng dụng di động của chúng tôi. Bao gồm các bước như chọn sản phẩm, thêm vào giỏ hàng, nhập thông tin giao hàng và xác nhận thanh toán.”

Bước 3: Nhận sơ đồ
AI tạo ra một bản xem sạch sẽ, chính xác, thể hiện:

• Khách hàng đang chọn sản phẩm
• Giỏ hàng đang được cập nhật
• Đang nhập thông tin vận chuyển
• Xác nhận thanh toán đã được gửi đến hệ thống phía sau

Mỗi hành động đều được liên kết với một vai trò người dùng và một phản hồi hệ thống. Trí tuệ nhân tạo thậm chí còn thêm một ghi chú: “Xác nhận đơn hàng sẽ kích hoạt một email theo dõi gửi đến khách hàng.”

Bước 4: Xem xét và hoàn thiện
Đội ngũ xem xét lại luồng công việc. Họ nhận thấy một khoảng trống ở bước giao hàng và đặt câu hỏi:

“Chúng ta có thể thêm trạng thái lỗi nếu thanh toán thất bại không?”

Trí tuệ nhân tạo phản hồi bằng một phiên bản đã được điều chỉnh, hiển thị đường dẫn dự phòng để thử lại thanh toán hoặc can thiệp thủ công.

Loại vòng phản hồi này làm cho quy trình trở nên linh hoạt và phản ứng nhanh.

Tại sao đây lại là phần mềm mô hình hóa được hỗ trợ bởi AI tốt nhất

Các công cụ khác cung cấp tạo sơ đồ, nhưng ít công cụ nào kết hợp được các tiêu chuẩn cấp doanh nghiệp với khả năng hiểu ngôn ngữ tự nhiên.

Các công cụ mô hình hóa được hỗ trợ bởi AI của Visual Paradigm nổi bật vì chúng:

• Hiểu và áp dụng đúng các tiêu chuẩn ArchiMate
• Tạo sơ đồ chính xác từ các lời nhắc văn bản đơn giản
• Hỗ trợ nhiều khung mô hình doanh nghiệp bao gồm ArchiMate, C4 và các mô hình kinh doanh
• Cho phép hoàn thiện tức thì thông qua yêu cầu chỉnh sửa

Trí tuệ nhân tạo không chỉ vẽ đường nét—nó hiểu được ý nghĩa, ngữ cảnh và mục đích.

Ví dụ, khi bạn yêu cầu tạo sơ đồ ArchiMate từ văn bản, trí tuệ nhân tạo sẽ áp dụng góc nhìn phù hợp, xác định các hành động của người dùng và kết nối chúng một cách hợp lý với phản hồi hệ thống. Nó không đoán mò—nó học từ việc huấn luyện trên các mô hình doanh nghiệp thực tế.

Với các tính năng như trợ lý chat AI cho mô hình hóa, người dùng có thể khám phá các khái niệm nhưbản đồ quy trình với ArchiMate, Trí tuệ nhân tạo trong mô hình hóa trực quan, hoặc thậm chítạo sơ đồ ArchiMate từ văn bản—mà không cần phải biết cú pháp hay thuật ngữ.

Bạn có thể làm gì khác với trợ lý chat AI

Ngoài bản đồ quy trình, trí tuệ nhân tạo hỗ trợ:

• Giải thích một sơ đồ bằng ngôn ngữ đơn giản (ví dụ: “Sơ đồ Góc nhìn Sử dụng Ứng dụng này thể hiện điều gì?”)
• Yêu cầu chỉnh sửa (ví dụ: “Thêm một đường dẫn lỗi”)
• Dịch nội dung giữa các ngôn ngữ
• Gợi ý các câu hỏi tiếp theo để sâu sắc hóa phân tích

Mỗi phiên làm việc được lưu lại, và bạn có thể chia sẻ nó thông qua một liên kết URL—hoàn hảo cho các buổi xem xét nhóm hoặc trình bày cho các bên liên quan.

Các tính năng chính trong hành động

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi: Tôi có thể sử dụng Góc nhìn Sử dụng Ứng dụng ArchiMate mà không cần biết ArchiMate không?
Có. AI hiểu mục đích của góc nhìn này và tạo ra các sơ đồ chính xác từ mô tả bằng ngôn ngữ thông thường.

Câu hỏi: AI có được huấn luyện trên dữ liệu thực tế từ doanh nghiệp không?
Có. Các mô hình AI được huấn luyện dựa trên các mẫu ArchiMate tiêu chuẩn ngành và các luồng quy trình thực tế.

Câu hỏi: Tôi có thể chỉnh sửa sơ đồ đã được tạo không?
Có. Bạn có thể yêu cầu thay đổi như thêm một hành động mới, xóa một bước hoặc tinh chỉnh nhãn.

Câu hỏi: AI có hiểu bối cảnh kinh doanh không?
Tuyệt đối. Nó xác định vai trò người dùng, các sự kiện kích hoạt hệ thống và kỳ vọng về kết quả dựa trên đầu vào.

Câu hỏi: Tôi có thể sử dụng điều này để cải tiến quy trình nội bộ không?
Có. Góc nhìn Sử dụng Ứng dụng ArchiMate là lý tưởng để mô phỏng cách các nhóm tương tác với công cụ và hệ thống.

Câu hỏi: So sánh với sơ đồ luồng truyền thống thì sao?
Sơ đồ luồng tập trung vào các bước. Các góc nhìn ArchiMate thể hiện aithực hiện các hành động và điều gì xảy ra—mang lại cái nhìn sâu sắc hơn về các tương tác giữa con người và hệ thống.

Dành cho bất kỳ ai đang cố gắng hiểu cách con người tương tác với hệ thống—dù trong phần mềm, dịch vụ khách hàng hay vận hành—điểm nhìn Sử dụng Ứng dụng ArchiMate là một công cụ mạnh mẽ. Và với mô hình hóa được hỗ trợ bởi AI, nó hiện đã trở nên dễ tiếp cận với mọi người.

Sẵn sàng để xem cách các quy trình của đội nhóm bạn có thể được trực quan hóa và hiểu rõ hơn?
Bắt đầu khám phá trải nghiệm mô hình hóa được hỗ trợ bởi AI tại https://chat.visual-paradigm.com/.

Để có các công cụ mô hình hóa nâng cao và các khung khổ doanh nghiệp, hãy truy cập trang web Visual Paradigm.
Để truy cập trực tiếp vào trợ lý chat AI, hãy truy cập https://ai-toolbox.visual-paradigm.com/app/chatbot/.